物件探しからオフィス移転で成功するコツをステップ式でご紹介

現在のオフィスの解約予告・原状回復の条件を確認

現在のオフィスの解約と退去の取り決めを確認しておきましょう。
契約書を確認して解約と退去についての契約内容を確認して下さい。賃貸事務所を解約する時は、事前にビル管理会社やオーナーに解約予告を提出しなくてはなりません。通常の賃貸事務所の解約予告期間は6ヶ月前といわれています。移転目的が決まった時点で調べておきましょう。
また解約期間内での引越の場合は、解約日までの賃料を支払わなくてはいけないため、現オフィスの賃料と新オフィスの賃料の両方を払うことになります。原状回復の条件も忘れずに確認しておく必要があります。

物件の選定・移転先オフィス契約

目的にあったベストなオフィス物件を探しましょう。
立地条件、最寄駅への距離や周辺環境、取引先へのアクセスなど優先順位を決めておきます。また実際に周辺や最寄駅まで歩いてみると違った一面が見えてくるものです。
オフィスの広さは、社員1人あたり10〜12�uといわれていますが、これは会議室や役員室等を含んだ目安になる数値です。その他、空調設備、OA対応、電気設備、電話回線、駐車場やセキュリティなども検討しましょう。
入居申込書をビル管理会社又はオーナーに提出することで、入居審査が行われますので契約締結までのスケジュールを決めて下さい。また契約締結日にむけて登記簿謄本や印鑑証明、代表者の印鑑証明、代表者の住民票などの書類が必要となりますので準備して下さい。

全体スケジュールの確認

解約予告期間から逆算して引越希望日を確定し、大まかなスケジュールを立てましょう。
内装業者や什器メーカー、引越業者などに依頼する場合でも、発注日や施工期間を決めておく必要があります。移転により様々な作業がつきものですので細かいスケジュールを組むのは無理ですが、引越希望日をもとに大まかな予定を組んでおきましょう。

レイアウトの設計・什器の選定

照明設備や防災設備、空調設備などの都合でレイアウトに制限が発生することもありますので、十分な確認が必要となります。最近は安価なオフィス家具でもデザイン性の優れたオフィスを検討することが可能です。また営業などで日中外回りの多い営業マンなどは、自席をもたないフリーアドレスデスクにすることで、オフィスの広さを合理的に使うこともできます。

取引業者の選定・見積依頼及び発注

オフィス内のレイアウト設計やデザインは納得いくまで話ができる業者を選びます。
業者によっては、営業・物件探し・デザイナー・施工監理・移転完了まで全て別の担当者が対応する場合もあります。その場合、初めの希望や予算が反映できていないことも多くトラブルが発生しがちです。移転後に発生する追加工事についてもスムーズに対応できるかなども考慮したい部分です。知識や経験が豊富で移転完了まで責任をもってサポートしてくれる業者を選ぶこともオフィス移転成功の秘訣です。

移転先ビルの内装工事・什器の搬入

引越までの具体的なスケジュールを立てましょう。
誰が何をいつまでに行うのかをタイムスケジュールに沿って決めていきましょう。移転先オフィスの内装工事、電気・電話・LAN工事、必要な什器や備品の選定と搬入スケジュール、現オフィスの原状回復工事のスケジュールなど、業者と連携しながらスケジュールを確認して下さい。

移転挨拶状の作成・取引業者への連絡

移転先の情報を取引先等に印刷物でお知らせしたり、名刺や封筒などの印刷物の差しかえ、ホームページの内容変更も必要です。移転後、すぐに業務が開始できるよう事前に必要なものは準備しておいて下さい。
またOA機器のメンテナンス業者やリース会社への連絡なども確認しておきましょう。

引越作業

引越に関する社内での作業役割を決めておきましょう。
チェックリストなどを活用して、移転先に持っていくものと廃棄するものを確認します。引越業者に依頼する場合、２ヶ月前には移転スケジュールと見積を提示してもらい、それに合わせた準備を始めましょう。

関係官庁への届出

移転後の手続きについても知っておきましょう。
事務所を移転する際には登記情報の変更が発生します。法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、公共職業安定所、労働基準監督所、消防署、警察署への届出も必要です。地域によって提出書類の内容が異なりますので確認をしておきましょう。

現在のオフィスの原状回復工事着手・契約終了

どこまでの原状回復が求められているかを確認し、現在のオフィスの原状回復工事を始めます。業者の選択ができない場合もありますので事前に確認する必要があります。スケジュールを確認して契約終了までに遅れがないように気をつけましょう。